La prise de congés et la gestion des absences sont souvent problématiques pour les managers. En effet, certains employés ont toujours tendance à retarder leur départ en vacances, tandis que d’autres souhaitent les prendre lorsque l’entreprise est débordée par ses activités. Pour résoudre ce problème, il faut souvent arbitrer pour trouver un consensus. Tout ceci complexifie la tâche du manager, c’est pourquoi des logiciels de gestion des congés sont conçus pour vous simplifier la vie. Découvrez à partir du lien www.dehosystems.fr, comment dématérialiser efficacement tout le processus de gestion des absences et des congés.
Qu’est-ce que la gestion dématérialisée des congés et des absences ?
La gestion dématérialisée est une forme de digitalisation qui consiste à passer du remplissage des formulaires papier à un processus informatisé basé sur l’utilisation d’un logiciel comme Workflow. Dématérialiser les congés et les absences revient donc à digitaliser chaque étape du processus de gestion des congés et des absences. Ainsi, de façon pratique, pour solliciter des congés ou une absence, l’employé sélectionne ses dates et le type de demande souhaité sur un formulaire web. Ensuite, le responsable RH ou le manager valide la demande à partir de l’interface web. Au moment de payer le salarié, le gestionnaire RH n’a plus qu’à faire le point de toutes ses demandes.Comment optimiser la gestion des congés et des absences ?
Pour faciliter la planification des congés, il est conseillé de déployer un logiciel de gestion des absences et des congés. Le meilleur moyen d’optimiser cette gestion est donc de procéder à l’utilisation d’une solution digitale de gestion des processus. Ce type de logiciel est vraiment utile et pratique, car il permet à la fois aux employés et aux responsables d’avoir en temps réel, une meilleure visibilité sur le planning de l’équipe. Avec le système Workflow, il est possible de favoriser un meilleur suivi de vos employés et de leur faciliter l’automatisation des tâches. L’optimisation de la gestion des procédés passe donc par la dématérialisation des demandes depuis un poste informatique. Ceci permet de supprimer totalement l’usage du papier et de gagner du temps. Le logiciel est efficace, simple à utiliser et doté d’un menu ainsi que des paramétrages souples. Vous pouvez y avoir accès directement à partir d’une interface web sécurisée.Les bénéfices de la dématérialisation
Les bénéfices de recourir à la dématérialisation sont très nombreux pour toute entreprise.• Accessibilité en ligne de toutes les informations : la dématérialisation des congés permet d’avoir accès à des informations pertinentes sur le solde des congés restants, l’état des demandes en cours ou encore l’historique des absences précédentes. Elle permet de savoir où l’on en est exactement et les possibilités qui s’offrent ou non aux employés.
• Rapide et simple d’usage : la simplicité de l’interface permet de remplir en quelques clics et sans erreur le formulaire en ligne. Cela contribue à faire des économies et à réduire les traitements manuels.
• Puissant outil de pilotage pour les ressources humaines : avec cette solution, les responsables disposent d’une meilleure vision sur l’ensemble des présences et des absences de leurs employés. Elle évite ainsi de ne pas chevaucher plusieurs demandes à la fois donc de pouvoir refuser ou approuver les nouvelles doléances.
• Évite de faire des bavures : grâce à la dématérialisation, on évite de perdre les demandes papier des congés ou des absences. Cela réduit donc les erreurs et permet d’en finir avec les conflits entre la hiérarchie et les employés. Elle favorise aussi les échanges et une bonne communication au sein des collaborateurs, car ils savent à l’avance lequel de leur collaborateur est absent ou présent.